Когда мы говорим, что первый этап запускается за четыре–восемь недель, первый вопрос всегда один: как это возможно? Вот разбор одного проекта — розничной сети с девятью филиалами — неделя за неделей.
Первые две недели — интервью и описание процессов. Мы встретились с руководителем сети, двумя управляющими филиалами, финансовым специалистом и человеком, который руководит складом. Мы просили их не описывать регламент, а открыть экраны и показать, что они делают на самом деле. Так выяснилось, что особые заказы ведутся в группе в WhatsApp, и это не было отражено ни в одном документе.
Третья неделя — планирование и решения. Мы представили картину текущего состояния и поэтапный план, и клиенту нужно было решить три вопроса: кто владеет данными клиента, что считается закрытым заказом и что происходит, когда филиал продаёт товар, которого нет на складе. Любая задержка с этими решениями — прямая задержка графика, и это единственная часть проекта, которая не в нашей власти.
Недели с четвёртой по шестую — разработка. Мы развернули систему, подогнали экраны под названия, которыми пользуется команда, и перенесли данные из таблиц с очисткой дублей. Параллельно новая система работала рядом со старой схемой, чтобы любые расхождения обнаружились вовремя, а не после перехода.
Седьмая неделя — тестирование и обучение. Мы проверили пограничные сценарии: что происходит, когда заказ отменяют после списания остатков, и что происходит, когда филиал работает без интернета. Руководители филиалов прошли часовое обучение и получили короткий документ с пятью процессами, которые меняются в их повседневной работе.
Восьмая неделя — запуск и сопровождение. Мы не отключили старую систему в тот же день: ещё две недели она оставалась доступной только для чтения. Что бы мы сделали иначе: перенесли бы три решения с третьей недели на первую. Для них не требовалась полная карта процессов, а именно они задержали всё остальное.
Итог
Сроки проекта определяются не столько темпом разработки, сколько тем, насколько быстро организация принимает три-четыре трудных решения.